1. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc
1.1 Quản lý công việc là gì?
Quản lý công việc là xử lý các nhiệm vụ, các yêu cầu trong công việc từ khi bắt đầu đến kết thúc một cách tốt nhất và đúng thời gian nhất. Để doanh nghiệp có thể hoạt động một cách trơn tru thì cần phải có kế hoạch rõ ràng và hệ thống quản lý vận hành chuyên nghiệp.
Với thời đại 4.0 hiện nay, các phần mềm quản lý công việc miễn phí ra đời đem lại bước tiến mới cho người dùng và là một trong những trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị hiện đại. Cùng với sự phát triển của công nghệ, ngày càng có nhiều phần mềm quản lý công việc miễn phí, trả phí ra đời. Bạn nên tìm hiểu kỹ và cân nhắc về những tính năng cũng như ưu nhược điểm của ứng dụng đó để phù hợp với công việc của mình.
1.2 Lợi ích của phần mềm quản lý công việc
Quản lý công việc cá nhân
Số lượng công việc quá nhiều đôi lúc khiến bạn không thể nhớ nổi, hay điển hình như quên lịch hẹn, trễ giờ. Vì vậy, những ứng dụng quản lý công việc cá nhân sẽ giúp bạn tránh khỏi những vấn đề đó.
Việc sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn hệ thống các công việc cần làm, phân loại rõ ràng và luôn có thông báo nhắc nhỡ, điều này sẽ giúp bạn không bỏ sót hay quá hạn công việc. Không chỉ vậy, ứng dụng còn giúp bạn tương tác dễ dàng hơn với cộng sự của mình, có thể liên hệ, trao đổi, lên kế hoạch và ghi chú lại ngay trên hệ thống giúp bạn luôn chủ động nắm bắt nguồn thông tin để có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất, tránh những chỉ trích, giảm áp lực.
Quản lý điều hành công việc cho nhà quản trị
Bài toán luôn gây khó dễ và đau đầu nhất cho các nhà quản trị là “làm thế nào để quản lí công việc của một tổ chức tốt nhất”. Chỉ là cá nhân mình tự sắp xếp thôi còn thấy khó, huống gì đây là cả một tập thể gồm hàng trăm, hàng nghìn nhân viên. Người lãnh đạo thường xuyên phải lên kế hoạch trước cho những dự án sắp tới, từ ý tưởng, nhân sự, tài chính,… sao cho phù hợp nhất. Và đồng thời tối ưu được thời gian mà hiệu suất vẫn được tăng cao.
Giải pháp thiết thực mà người điều hành cần hơn hết chính là sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý. Không chỉ là thiết kế dự án, nó còn giúp họ nhìn nhận được tổng thể dự án đang diễn ra như thế nào vào có cần điều chỉnh ở đâu để được kết quả tốt nhất không.
Quản lý công việc nhóm
Trong một tập thể, làm việc theo nhóm là điều không thể thiếu. Kể cả những lúc tại công ty hay trong tình trạng đại dịch bắt buộc chúng ta phải làm việc ở nhà thì vấn đề giao tiếp giữa các thành viên luôn được đề cao để duy trì sự ổn định trong công việc. Ứng dụng quản lý công việc nhóm sẽ giúp người dùng thuận tiện hơn trong việc trao đổi thông tin qua những tính năng như: chat, lập kế hoạch, báo cáo,… mà không cân phải gặp mặt trực tiếp.
2. Top 5 phần mềm quản lý công việc miễn phí hiệu quả nhất hiện nay
2.1 Phần mềm Tredoll
Tredoll là một phần mềm, công cụ miễn phí dùng để thiết lập các đầu việc vô cùng logic và hiệu quả. Nó thiên về những thiết kế đơn giản, giúp người dùng có thể dễ dàng sử dụng các công cụ một linh hoạt. Đặc biệt, tính năng nổi bật của Tredoll là quản lý công việc theo nhóm, với sự phân chia rõ ràng của từng vị trí, từng tình trạng của đầu mục công việc như: đang làm, đã làm, hủy bỏ,…
Phần mềm quản lý công việc miễn phí Tredoll
Hơn hết, ứng dụng còn cho phép các thành viên trong nhóm có thể yêu cầu sự trợ giúp của nhau.
> Xem thêm:
2.2 Công cụ quản lý dự án Asana
Asana có thể được thay thế cho các cách làm việc nhóm truyền thống như email chẳng hạn. Đây là công cụ vô cùng thú vị và tiện ích, mang đến cho người dùng tất cả những ứng dụng cơ bản và thông minh nhất trong công tác quản lý và môi trường làm việc chuyên nghiệp thông qua những workspace riêng.
phần mềm quản lý công việc miễn phí Asana
Đặc biệt, người dùng có thể sử dụng phần mềm quản lý miễn phí Asana ngay trên thiết bị thông minh như: điện thoại, ipad, máy tính,… để theo dõi linh hoạt hơn trong việc quản lý công việc.
2.3 ToDoist
ToDoist là phần mềm quản lý công việc được thiết kế dành riêng để lập danh sách các công việc cần phải làm trong ngày. ToDoist đã được hơn 10 triệu lượt người tin dùng và sử dụng, giúp một ngày làm việc của họ trở nên nhẹ nhàng và đơn giản hơn.
Phần mềm quản lý công việc miễn phí ToDoist
Điểm ưu việt của ứng dụng này chính là tự động diễn giải và phân loại công việc dựa trên những gì bạn nhập vào. Ngoài là giải pháp cho các nhân, đây cũng là một ứng dụng dùng để lên kế hoạch và phân loại công việc nhóm khá hữu ích. Đồng thời, nó còn giám sát và thông báo deadline cho các thành viên.
2.4 Phần mềm Microsoft Planner
Microsoft đã cho ra mắt thành viên mới với tên gọi Planner – phần mềm quản lý công việc . Phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng tổ chức, sắp xếp công việc, chia sẻ dữ liệu, chat video,… Ngoài ra, bạn có thể theo dõi tiến độ tổng thể của dự án một cách chi tiết nhất. Lợi thế lớn nhất của ứng dụng này chính là khả năng tích hợp với các phần mềm văn phòng khác của Microsoft.
Phần mềm quản lý công việc miễn phí Microsoft Planner
2.5 Ứng dụng Calendar
Calendar là một ứng dụng thông minh, được khá nhiều người dùng tin tưởng lựa chọn. Khi sử dụng AI, Calendar có khả năng cho phép những người dùng khác có thể trực tiếp lựa chọn và lên lịch trong bảng thời gian công việc của bạn.
Phần mềm quản lý công việc miễn phí Calendar
Hiện nay, người dùng có thể sử dụng phần mềm quản lý Calendar hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, một vài tính năng nâng cao của Calendar đòi hỏi bạn phải trả phí nên hãy cân nhắc điều này.
Hy vọng những thông tin về các phần mềm quản lý công việc miễn phí trên sẽ giúp ích trong công việc của bạn!
> Xem thêm:
Cảm ơn bài viết chia sẻ của ad, mình thấy rất hay và bổ ích. Mình có biết tới một phần mềm quản lý công việc khá hay mà không được nhắc tới ở đây có tên là Tictop. Tictop có những tính năng nổi bật như là:
– Có tiếng Việt ( mình thấy rất tiện để sử dụng vì mình không giỏi ngoại ngữ)
– Hỗ trợ quản lý thời gian, giao nhận việc, theo dõi tiến độ công việc.
– Nhắn tin trao đổi và tổ chức các cuộc họp trực tuyến.
– Có thể sử dụng ứng dụng trên các nền tảng Web, iPhone và Android.