Đâu là những điều cần lưu ý khi thuê văn phòng? Rất nhiều người cho rằng, thuê văn phòng chỉ cần lựa chọn vị trí phù hợp và chuẩn bị tiền là đủ. Thực ra điều đó không sai nhưng chưa đúng hoàn toàn. Có rất nhiều điều quan trọng cần phải chú ý khi quyết định thuê mặt bằng. Hãy cùng Office Danang tìm hiểu về Top 5 những điều cần biết khi thuê văn phòng trong bài viết dưới đây nhé.
Những điều cần lưu ý khi thuê văn phòng
1. Lưu ý vị trí thuê văn phòng
Có rất nhiều cách để xác định xem vị trí văn phòng có phù hợp với mục đích đi thuê của bạn hay không. Nếu như doanh nghiệp của bạn muốn kết hợp văn phòng với showroom trưng bày, vậy thì địa điểm mặt tiền, đông đúc người sẽ là một lợi thế. Còn nếu doanh nghiệp chỉ cần một văn phòng đại diện, thì một không gian vừa phải sẽ là sự lựa chọn hợp lý.
Địa điểm thuê văn phòng lý tưởng sẽ là chiến lược quảng bá hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả. Vị trí văn phòng thuận tiện cũng giúp nhân viên dễ dàng di chuyển khi đi làm. Nên tránh việc thuê văn phòng giá rẻ nhưng xa trung tâm thành phố, gây bất lợi cho nhân viên như: tăng chi phí đi lại, ăn uống và thời gian đi làm. Nên chọn những vị trí có giao thông thuận tiện, đầy đủ ánh sáng và các dịch vụ ăn uống phổ biến.
2. Lên ngân sách và xác định thời gian thuê văn phòng
Việc lên ngân sách và xác định thời gian thuê là những điểm mà các doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm, nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng. Tùy vào nguồn ngân sách dự tính và khoảng thời điểm thuê mà bạn sẽ lựa tìm giữa một văn phòng cao cấp trong tòa cao ốc hay chọn thuê những văn phòng hạng A, B, C.
Nếu lựa chọn thuê văn phòng vượt quá khả năng chi trả sẽ trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến kế hoạch thuê dài hạn. Vì vậy ngân sách buộc phải được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ ban đầu. Tính ổn định về giá thành và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi khá lớn trong trường hợp doanh nghiệp bạn quyết định thời gian thuê lâu dài.
Ngân sách và thời gian thuê là những điểm cần lưu ý khi thuê văn phòng
3. Diện tích của văn phòng cho thuê
Hiện nay, diện tích văn phòng chính là cơ sở để quyết định giá thuê hàng tháng. Vì vậy, đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng cần lưu ý khi chọn thuê văn phòng. Tùy thuộc vào số lượng nhân viên và chiến lược phát triển mà doanh nghiệp nên lựa chọn văn phòng có diện tích phù hợp.
Hiểu một cách đơn giản, diện tích thuê văn phòng được gọi là diện tích sử dụng. Diện tích sử dụng không bao gồm những khu vực sau: hành lang, nhà vệ sinh, thang máy và cầu thang bộ. Theo các nhà nghiên cứu, diện tích trung bình để cho một vị trí làm việc là 5m2. Diện tích lý tưởng là 8 – 12 m2/ người. Số lượng nhân viên của doanh nghiệp là bao nhiêu người, bạn có thể nhân với bấy nhiêu mét vuông để tính toán.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh trong thời gian sắp tới, để đảm bảo diện tích thuê văn phòng hiện tại đáp ứng đủ cho toàn bộ nhân viên lúc đó.
Văn phòng cho thuê cũng cần được tối ưu nhất có thể, tức là tối ưu hóa diện tích mặt bằng sử dụng, hạn chế diện tích bao quanh. Hiện nay, các tòa nhà cho thuê văn phòng đều được sử dụng kết cấu sàn ứng lực không cột, kết hợp cùng bề mặt bao phủ bằng kính nhằm mang đến giải pháp tối ưu không gian văn phòng cho thuê.
Cần chọn thuê văn phòng có diện tích phù hợp
4. Những yếu tố pháp lý khi thuê văn phòng
Những quy định về yếu tố pháp lý luôn là lo âu bậc nhất lúc bạn tiến hành thuê văn phòng. Việc làm rõ các yếu tố pháp lý còn giúp cho bạn thuận tiện trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng, ảnh hưởng đến những yếu tố thuế, pháp luật.
Bạn cần phải chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng sao cho đáp ứng được những nhu cầu về mặt pháp lý. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình làm việc, tìm kiếm cũng như thương lượng các điều khoản trong hợp đồng, thì khi đó, bạn cần tìm đến các dịch vụ tư vấn pháp luật để có thể đảm bảo được các yếu tố pháp luật.
Bạn nên thương thảo kỹ với chủ đầu tư về diện tích cho thuê, các tiện ích riêng và chung được sử dụng ở văn phòng làm việc. Đồng thời, trong hợp đồng cũng cần thỏa thuận các điều kiện về giá thành, thời gian cho thuê,…
Xem thêm:
5. Bảo hiểm văn phòng cho thuê
Theo đúng quy định của pháp luật, những tòa nhà cho thuê phải có bảo hiểm. Chi tổn phí mua bảo hiểm do phía chủ tòa nhà chịu. Một số chủ nhà cũng mua bảo hiểm cho văn phòng. Tuy nhiên số lượng này không nhiều. Vì vậy bạn cần lưu ý xem tòa nhà đã được mua bảo hiểm hay chưa trước khi chọn thuê.
Trên đây là Top 5 những điều lưu ý khi thuê văn phòng đã được Office Danang chọn lọc, hy vọng rằng với những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp các bạn có thể tránh được những lỗi sai khi thuê văn phòng và tìm kiếm được vị trí văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình nhé!
Xem thêm: