Bạn đang loay hoay và không biết việc gì cần làm khi chuyển văn phòng, không biết bắt đầu công việc như thế nào cho hợp lý để vừa đỡ mệt, vừa đỡ tốn thời gian. Bởi lẽ chuyển văn phòng là việc không hề đơn giản, nếu chúng ta không có sự chuẩn bị những việc cần làm khi chuyển văn phòng trước khi bắt tay vào thực hiện thì có thể sẽ gặp rất nhiều khó khăn và thiếu sót.
Nếu chúng ta biết được những việc cần làm khi chuyển văn phòng và liệt kê ra danh sách cụ thể để theo dõi trong suốt quá trình thì sẽ làm giảm nguy cơ mất mát, đổ vỡ hoặc thất lạc tài sản cũng như tài liệu của công ty mình.
Bởi văn phòng là nơi cả một tập thể, một tổ chức hoạt động để cùng nhau phát triển. Nên làm sao để việc chuyển văn phòng diễn ra thuận tiện nhất là điều không hề dễ dàng. Office Danang chia sẻ cho bạn những việc cần làm khi chuyển văn phòng, hy vọng sẽ giúp các bạn giảm thiểu một phần trong việc định hình và bố trí công việc chuyển văn phòng cho hợp lý.
1. LÊN Ý TƯỞNG THUÊ VĂN PHÒNG MỚI
Lên hệ với các tòa nhà có văn phòng cho thuê:
- Hiện nay, có rất nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng có sẵn thông tin trên các trang mạng xã hội, website của công ty,… nên bạn dễ dàng có thể tìm hiểu và lấy được liên hệ một cách dễ dàng. Hoặc cách khác như có thể đăng tin cần thuê văn phòng lên các nhóm trên Facebook, kênh cho thuê tìm kiếm được thông tin chào thuê của các bên thông qua internet một cách khá nhanh chóng. Nhưng với phương thức này bạn cũng mất nhiều thời gian để tìm hiểu, xem thông tin… và đôi lúc không thu được kết quả như mong đợi.
Tổng hợp thông tin:
- Công việc này cần sự chịu khó và tỉ mỉ cao bởi các thông số của tòa nhà nếu bị tổng hợp lệch một xíu thôi là cũng ảnh hưởng rất nhiều đến kết cấu và vận hành của văn phòng đó. Và với tốc độ phát triển của thị trường ngày nay thì số lượng các tòa nhà rất lớn và nếu thống kê chi tiết đầy đủ thì sẽ tốn khá nhiều thời gian và công sức.
Đi khảo sát thực tế:
- Sau khi đã có được danh sách các tòa nhà, công cuộc đi khảo sát thực tế văn phòng là một câu chuyện dài và không hồi kết. Một số vấn đề các doanh nghiệp thường gặp phải khi thực hiện công đoạn này như: thực tế không đúng với lúc nhận thông tin, đi rất nhiều nhưng không lựa được văn phòng ưng ý, hay là đến cả vấn đề bị lừa bởi thông tin ảo,… Công đoạn này chúng ta nên lựa chọn đơn vị tư vấn dịch vụ cho thuê uy tín và chuyên nghiệp để giảm bớt những khó khăn có thể sẽ gặp phải.
Chọn ra văn phòng phù hợp:
- Đây là bước quan trọng quyết định địa điểm văn phòng mới của doanh nghiệp và có ảnh hưởng đến cả việc phát triển sau này nên phải đánh giá cẩn trọng từng chi tiết, vấn đề để đưa ra quyết định cuối cùng.
Đàm phán với chủ tòa nhà:
- Sẽ có những quyền lợi và nghĩa vụ được quy định rõ ràng của mỗi tòa nhà, nên doanh nghiệp cần đàm phán rõ ràng với bên tòa nhà để tránh sau này có những tranh chấp. Đặc biệt là nên thương lượng rõ về giá thuê, thời hạn thuê và một số vấn đề pháp lý khác.
Hoàn tất hợp đồng:
- Nên xem xét thường xuyên và kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng để tránh những sai lầm về sau, và đỡ mất công sửa chữa nhiều lần.
- Để soạn thảo ra một bản hợp đồng chi tiết thì tốt nhất thì bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của bộ phận pháp lý công ty hoặc kết hợp với đơn vị tư vấn dịch vụ. Bởi lẽ các đơn vị môi giới sẽ nắm rõ các điều khoản nào có lợi và bất lợi cho khách hàng và cảnh báo cho bạn một cách khách quan.
Thực hiện ký kết thuê văn phòng:
- Công việc cuối cùng là sự thỏa thuận chính thức của 2 bên bằng giấy tờ văn bản cụ thể và có hiệu lực pháp lý, thể hiện sự ràng buộc chặt chẽ và hợp tác đôi bên cùng có lợi.
- Để thuê một căn phòng thực sự không hề đơn giản, nó phải trải qua rất nhiều bước và nếu không may bạn sẽ gặp những rủi ro không đáng có. Và nếu vừa tiết kiệm thời gian, công sức và không mất tiền oan thì OFFICE DANANG sẽ là đơn vị uy tín và chuyên nghiệp để bạn lựa chọn gửi gắm nhu cầu của mình.
>> Xem thêm:
THUÊ VĂN PHÒNG VỚI OFFICE DANANG
Bạn đang có nhu cầu thuê văn phòng mới để thay đổi địa điểm kinh doanh hoặc mở rộng hoạt động thì hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn và báo giá chi tiết về văn phòng cho thuê tại Đà Nẵng.
- Cung cấp thông tin về các khu vực văn phòng cho thuê đang trống
- Thuyết trình, tư vấn kĩ càng về các toà nhà phù hợp
- Lên kế hoạch và đi tham quan các địa điểm toà nhà văn phòng cho thuê tại Đà Nẵng.
- Nêu rõ ưu nhược điểm và các vấn đề của toà nhà ảnh hưởng đối với từng nhu cầu khách hàng cụ thể
- Đàm phán thương lượng giúp người thuê có được mức giá thuê hợp lý
- Tư vấn các điều khoản hợp đồng thuê
- Cung cấp thông tin các nhà thầu thiết kế thi công văn phòng chất lượng
- Chăm sóc khách hàng sau thuê, ghi nhận phản hồi về toà nhà.
- TẤT CẢ DỊCH VỤ HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ
2. LẬP KẾ HOẠCH VIỆC CẦN LÀM KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
Đây là bước đầu tiên mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi chuyển văn phòng cũng cần lưu ý làm một cách chi tiết và cẩn thận để giúp cho việc chuyển giao sau này đỡ vất vả hơn. Công đoạn lên kế hoạch này khá tốn thời gian vì cần phải lên kế hoạch, danh sách cụ thể. Lập kế hoạch những việc cần làm khi chuyển văn phòng còn giúp cho quá trình chuyển đồ không xảy ra những thiếu sót và sai lầm.
Trong kế hoạch này, bạn cần trả lời những thông tin liên quan đến nhân sự thực hiện, thời gian cũng như các vấn đề liên quan:
- Dự kiến thời gian chuyển văn phòng
- Thiết kế nội thất văn phòng mới, có cần bổ sung thêm tài sản, thiết bị mới hay không?
- Bố trí chỗ ngồi cho nhân sự từng phòng ban
- Dự kiến kinh phí chuyển văn phòng, bao gồm chi phí thuê nhân công, vận chuyển và những chi phí phát sinh khác
- Thay đổi các thủ tục, giấy tờ liên quan hoặc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nếu cần
Lập kế hoạch chuyển văn phòng
1.1 Xác định thời gian chuyển văn phòng
Quá trình dựa vào tình hình thực tế hoặc thời hạn hợp đồng thuê văn phòng cũ và thực trạng văn phòng mới đã sẵn sàng để chuyển đến hay chưa. Một số chủ doanh nghiệp quan tâm đến phong thủy và tuổi tác khi chuyển văn phòng nên sẽ chọn ngày tốt, giờ tốt để thực hiện.
Bên cạnh đó, việc chuyển văn phòng phải đảm bảo các công việc chung của công ty không bị ảnh hưởng như lịch gặp đối tác, nhân viên đi công tác hay trong dịp công việc đang chất đống thì việc chuyển văn phòng nên được hạn chế.
1.2 Liệt kê tài sản và phương án vận chuyển
Việc thống kê chi tiết tài sản, thiết bị văn phòng là vô cùng cần thiết. Công việc này giúp bạn không bỏ sót tài sản trong quá trình vận chuyển, sắp xếp bố trí và lựa chọn cách đóng gói từng thiết bị thế nào cho phù hợp ngay trong khi liệt kê các tài sản hiện có.
Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để lên phương thiết kế bày trí, bổ sung thêm những vật dụng, thiết bị tại văn phòng mới. Trong quá trình thu dọn nên đánh dấu đồ đạc, thiết bị của từng nhân viên để không bị lẫn lộn tài sản của các nhân viên, phòng ban.
1.3 Thiết kế và trang trí nội thất cho văn phòng mới
Đến một văn phòng mới, chúng ta phải setup lại tất cả mọi thứ để phù hợp với văn hóa công ty, giúp mang lại không gian môi trường làm việc thoải mái nhất để tạo điều kiện cho nhân viên có một không gian làm việc tốt hơn.
1.4 Mua sắm bổ sung hoặc thay thế trang thiết bị văn phòng
Để tiết kiệm chi phí chúng ta có thể sử dụng lại đồ nội thất cũ vẫn còn sử dụng được và bên cạnh đó có thể làm mới và bổ sung thêm những gì còn thiếu. Hoặc nếu có điều kiện hơn có thể thay toàn bộ để văn phòng công ty trở nên đồng nhất hơn. Việc này rất quan trọng trong hạch toán chi phí những việc cần làm khi chuyển văn phòng bạn nhé.
1.5 Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan
Khi chuyển văn phòng, mọi địa chỉ liên lạc trên hồ sơ của bạn đã cũ, vậy nên đôi khi thông tin đến đối tác hoặc khách hàng sẽ bị sai lệch. Hãy chú ý đến vấn đề này để hạn chế những rủi ro có thể ảnh hưởng đến các giấy tờ thủ tục pháp lý. Ngoài ra, việc thay đổi này sẽ giúp cho công ty thông báo một cách chi tiết về địa chỉ mới, tránh trường hợp bị mất khách hàng hay đối tác.
1.6 Bàn giao mặt bằng văn phòng cũ cho chủ nhà
Không quên bàn giao lại mặt bằng cũ cho chủ đầu tư, làm các thủ tục cần thiết khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng. Trong quá trình này, cần chú ý đến những vấn đề như cần sự xác nhận của bên cho thuê và bên bạn bằng văn bản để tránh những phát sinh về pháp lý sau này, hay bàn giao lại những tài sản thuộc về phía tòa nhà văn phòng cho thuê.
3. NÊN CHÚ Ý NHỮNG GÌ KHI LÊN KẾ HOẠCH NHỮNG VIỆC CẦN LÀM KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG
- Kế hoạch phân công: Nên đưa ra những mục phân chia công việc chi tiết và cụ thể để tất cả các nhân viên cùng nắm bắt, tránh chồng chéo việc và bị rối trong quá trình thực hiện
- Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê tài sản trong suốt quá trình vận chuyển: Bao gồm toàn bộ công việc từ khi đóng gói, di chuyển đồ đạc để hạn chế việc để đồ đạc lộn xộn hay làm hư hỏng, thất lạc tài sản trong quá trình vận chuyển giữa văn phòng cũ và mới. Kiểm kê xem đã đủ số lượng tài sản chuyển đến hay chưa
Trên đây là một số công việc không thể thiếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn chuyển văn phòng. Hy vọng những thông tin Office Danang cung cấp trên sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
>> Xem thêm: