Thị trường văn phòng cho thuê hiện nay khá đa dạng và phong thú từ chất lượng dịch vụ đến cơ sở hạ tầng, tiện ích,… Tuy nhiên để lựa chọn được văn phòng phù hợp quả thật không phải là điều đơn giản. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp nên có những tiêu chí đánh giá văn phòng cụ thể theo tiêu chuẩn riêng, thích hợp với mô hình kinh doanh và sự phát triển trong tương lai. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm bài viết sau đây của Office Danang để việc tìm kiếm địa điểm trở nên dễ dàng hơn.

1. Vị trí của văn phòng

Điều đầu tiên luôn được các doanh nghiêp quan tâm trong bộ tiêu chí đánh giá văn phòng chính là vị trí. Đây phải là một vị trí thuận tiện cho hoạt động kinh doanh, quảng bá thương hiệu, giao dịch,…

Một vị trí lý tưởng sẽ đảm bảo tốt cho sự vận hành sau này, kể cả về vấn đề phong thủy. Đặc biệt người ta thường ưu tiên lựa chọn những khu vực trung tâm, các tuyến đường chính để giao thông thuận tiện, xung quanh có nhiều dịch vụ tiện nghi đáp ứng nhu cầu của nhân viên,… Nhưng cũng chính vì thế mà giá của các tòa nhà văn phòng ở khu vực này thường cao hơn so với những vùng xa trung tâm, vùng ngoại ô,…

2. Giá thuê và chi phí phát sinh khi thuê văn phòng

Đây là yếu tố không kém phần quan trọng khi tìm kiếm thuê văn phòng, cần phải “cân đo đong đếm” sao cho khoản chi phí phù hợp với khả năng tài chính của công ty để đảm bảo khả năng thanh toán. Mức giá cũng phụ thuộc nhiều vào các yếu tố như: gần trung tâm hay không? Diện tích bao nhiêu? Thuộc tòa nhà cao cấp hay tầm trung?,… đây cũng chính là yếu tố then chốt trong tiêu chí đánh giá văn phòng đã được đưa ra.

Ngoài ra, bạn nên lưu ý giá thuê giá thuê đã bao gồm thuế hay chưa, các chi phí phát sinh sẽ được tính như thế nào để đảm bảo rõ ràng cho cả hai bên.

Khi chọn thuê văn phòng, đừng quên vấn đề về dịch vụ cộng thêm có liên quan đến cơ sở hạ tầng, dịch vụ như: phí quản lý, chỗ để xe, thời gian setup, bảo trì sửa chữa văn phòng,…

3. Diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng được tính toán dựa trên số lượng nhân viên cùng với chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên khoảng 4m2/ người (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).

Tuy nhiên, có thể xem xét về khả năng tăng tưởng nhân sự trong tương lai để xác định diện tích thuê phù hợp, tránh tình trạng gia tăng đột biến làm cho văn phòng trở nên quá nhỏ bé không thể đáp ứng được. Điều này cũng giảm thiểu rủ ro cho doanh nghiệp khi thuê văn phòng, bởi nếu muốn chuyển đến địa điểm kinh doanh mới rộng hơn trong khi thời hạn hợp đồng chưa kết thúc sẽ gây ra tổn thất rất lớn.

4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

Về trang thiết bị văn phòng, bạn cần chắc chắn về tầm quan trọng của thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh và vật liệu trang trí. Hệ thống trang thiết bị này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của toàn bộ tòa nhà về dài hạn.

Nếu cần hoạt động với công suất điện lớn để vận hành hệ thống, hãy đảm bảo rằng tòa nhà văn phòng có một hệ thống cung cấp điện ổn định do một số đặc tính kĩ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện xảy ra, có thể gây ra chi phí thất thoát lớn. Với hệ thống máy tính càng lớn, thời gian khôi phục càng lâu sau khi chịu ảnh hưởng từ rối loạn của hệ thống điện, làm giảm năng suất làm việc và tăng chi phí sửa chữa.

Mặt khác, cũng có thể tiêu chí đánh giá tòa nhà tốt cũng có thể là việc đáp ứng số lượng chỗ để xe cho cả nhân viên và khách hàng, điều này thực sự rất cần thiết đối với các công ty về lĩnh vực Ngân hàng, bất động sản, phòng Gym,…

5. Thỏa thuận hợp đồng và đảm bảo về tính pháp lý

Bản hợp đồng sẽ là căn cứ cho những thỏa thuận của cả hai bên, làm bản cơ sở để xử lý các tranh chấp về mặt pháp lý nếu có. Vì vậy trước khi thuê, hay kiểm tra về tính minh bạch cả thông tin tòa nhà văn phòng lẫn chủ đầu tư để đảm bảo về độ tin cậy. Lựa chọn tòa nhà nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm.

Để hạn chế tối đa các rủi ro có thể gặp phải trong quá trinh tìm – thuê văn phòng. Bạn còn có thể lựa chọn cho mình một doanh nghiệp tư vấn cho thuê uy tín để được hỗ trợ từ A-Z, vừa nhanh chóng lại có tính an toàn cao.

Hy vọng những tiêu chí đánh giá văn phòng khi cần tìm thuê trên sẽ giúp ích cho bạn!