Hình thức họp trực tuyến đang phát triển nhanh và mạnh mẽ hơn bao giờ hết hơn trong thời gian gần đây. Các ứng dụng họp trực tuyến cũng dần được khai thác và phong phú hơn, tính năng đa dạng đáp ứng tối đa nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo thêm một số ứng dụng online dùng làm giải pháp hữu hiệu để duy trì hiệu quả cho công việc thông qua bài viết sau đây của Office Danang.
Top ứng dụng họp trực tuyến
1. Họp trực tuyến là gì?
Họp trực tuyến hay còn được gọi là Online meeting hay online conference, đây là hình thức giao tiếp thông qua các phần mềm công nghệ như app hay website bằng đường truyền internet/PSTN nhằm mục đích tiết kiệm chi phí và thời gian của các tổ chức cho các doanh nghiệp. Sự ra đời của các phần mềm trực tuyến đã giúp giải quyết vấn đề kết nối đa khu vực giữa các doanh nghiệp, cá nhân trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Có thể nói bất kì ở nơi đâu, chỉ cần có internet là bạn không phải lo lắng sẽ bỏ lỡ các buổi họp quan trọng.
2. Lợi ích của các ứng dụng họp trực tuyến
Tất nhiên mỗi hình thức tổ chức khác nhau sẽ có những điểm nổi bật và hạn chế riêng, nhưng với tình hình dịch bệnh căng thẳng và hầu hết mọi người đều phải làm việc tại nhà thì đây có lẽ là phương án tối ưu nhất. Một số ưu điểm nổi bật của các ứng dụng họp trực tuyến hiện nay như:
- Giúp mọi người dễ dàng tham dự buổi họp
- Tổ chức cuộc họp diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian
- Có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, video thuyết trình đồng thời
- Tiết kiệm chi phí hậu cần: Hạn chế được các khoản về in ấn tài liệu, chi phí đi lại,…
> Xem thêm:
3. Top 5 ứng dụng họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay
Ứng dụng Google Meet (Google Hangouts)
Ứng dụng Google Meet là một trong số các ứng dụng của Google được đồng bộ như gmail, google driver,… nên được sử dụng phổ biến. Với tính năng của Google Meet có thể cho phép bạn tạo lịch các cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình miễn phí.
- Hỗ trợ tạo nhóm chat lên đến 150 người một cách dễ dàng
- Chất lượng âm thanh rõ, video có độ phân giải cao
- Tự động đồng bộ liên lạc, cuộc trò chuyện giữa các thiết bị đăng nhập cùng một tài khoản Hangouts
- Bạn phải có tài khoản Gmail và Google+ cùng với việc cài đặt nhiều ứng dụng của Google để sử dụng vài tính năng trong Hangouts.
- Để chia sẻ màn hình thì cần sử dụng ứng dụng Google Remote
- Bạn phải tạo số điện thoại thông qua Google Voice để thực hiện cuộc gọi thoại
- Hỗ trợ kỹ thuật về thao tác, sự cố,… còn hạn chế
- Ứng dụng ban đầu được phát triển phù hợp với các nhóm nhỏ
Phần mềm Zoom Cloud Meeting
Zoom Cloud Meetings là ứng dụng tổ chức cuộc họp online với nhiều tính năng tiện ích như chia sẻ tập tin, hình ảnh nhanh chóng, hỗ trợ chat online giữa các thành viên bao gồm cả hình ảnh, video, văn bản. Hiện nay có hơn 170.000 tổ chức sử dụng ứng dung này bởi chúng hoạt động tốt trên nền tảng máy tính hay smartphone hiện nay.
- Hỗ trợ các cuộc họp video trực tuyến, tin nhắn nhanh hoặc chia sẻ màn hình
- Có thể sử dụng thông qua Email
- Giao diện đơn giản, dễ sự dụng, là một phần mềm lưu trữ trên điện toán đám mây và miễn phí
- Gói miễn phí cho phép tối đa 100 người dùng cùng tham gia vào một lúc
- Được đồng bộ với lịch và thiết bị khác để tránh bỏ sót các cuộc họp
- Chất lượng âm thanh cao, hình ảnh HD, cho phép tối đa 1000 người tham gia và 49 video trên màn hình.
- Bạn sẽ phải trả phí nếu cuộc gọi video dài hơn 40 phút
- Có thể có vấn đề về bộ đệm nếu nó được sử dụng với hệ điều hành cũ hơn
- Đôi khi chất lượng cuộc gọi còn bị hạn chế
- Tính năng trò chuyện thường xuyên bị ẩn trong quá trình họp
- Không thể chia sẻ tài liệu trong khi live
Phần mềm Skype
Skype là ứng dụng gọi điện và nhắn tin giúp tất cả mọi người trò chuyện với nhau ở bất kỳ đâu trên thế giới, với Skype bạn còn có thể chia sẻ màn hình của mình cho bạn bè bằng chức năng Screen Sharing khi đang call video với nhau.
- Chia sẻ nội dung qua tin nhắn đa dạng như: hình ảnh, danh bạ, vị trí, đặt lịch thời gian gọi,…
- Cho phép chia sẻ màn hình và tài liệu, hỗ trợ các file lớn
- Tính năng White Boarding cung cấp cho người dùng bảng trắng để tự do thiết kế, vẽ kế hoạch để chia sẻ với mọi người và người tham gia có thể tương tác với nhau qua việc chỉnh sửa bảng trắng được cung cấp trong cuộc họp
- Hỗ trợ gọi điện quốc tế với cước phí ưu đãi
- Có thể sử dụng với phiên bản miễn phí
- Nếu người dùng bỏ lỡ một tin nhắn, hệ thống sẽ gửi nội dung tin nhắn bỏ lỡ đó dưới dạng email
- Người dùng có thể thay đổi trạng thái hiện tại như: Trực tuyến, đang họp, không khả dụng hoặc ngoại tuyến
- Skype thường xảy ra tình trạng bị đơ máy
- Người dùng phải trả thêm tiền cho các tính năng bổ sung
- Mỗi người dùng phải tốn thêm phí nếu không có Office 365
Phần mềm Lifesize
Lifesize là ứng dụng liên lạc được phát hành bởi Lifesize cho phép kết nối với quy mô lớn, trải rộng trên nhiều địa điểm. Ứng dụng này được sử dụng vào đa lĩnh vực từ tài chính, kinh doanh, cho đến giáo dục, y tế,… bởi những hiệu quả thiết thực mà chúng mang lại.
- Ứng dụng được tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết như bảng trắng (White Boarding), ghi lại cuộc họp,… giúp người dùng dễ dàng sử dụng và không bị phụ thuộc các phần mềm hỗ trợ khác
- Hình ảnh sắc nét, chất lượng âm thanh tốt
- Tích hợp đầy đủ những tính năng như: Chia sẻ dữ liệu cùng một lúc, lưu trữ dữ liệu dễ dàng.
- Chi phí đầu tư cho hệ thống khá cao
Phần mềm Gotomeeting
Là ứng dụng được phát triển bởi Logmein, Gotomeeting cho phép tổ chức các cuộc họp trực tuyến và có khả năng ghi lại cuộc họp một cách dễ dàng, nhắc lịch cuộc họp khi đồng bộ với lịch của thiết bị. Đặc biệt, Gotomeeting thường được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn bởi có thể tổ chức cuộc họp với quy mô lớn.
Ưu điểm:
- Cho phép ghi lại cuộc họp
- Kiểm soát quyền truy cập cho người tham dự khác để xem bản trình bày, bản nháp, báo cáo,…
- Cuộc họp có thể chứa đến 3000 người tham dự
- Chia sẻ màn hình thiết bị với mọi người trong cuộc họp của bạn trên nhiều thiết bị
- Đồng bộ hóa trên điện thoại và máy tính để tham gia các cuộc họp thuận tiện
Nhược điểm:
- Đòi hỏi đường truyền mạnh để tham gia cuộc họp
- Phiên bản miễn phí bị giới hạn tối đa 25 người tham gia, để sử dụng ứng dụng họp trực tuyến này với quy mô lớn cần phải trả phí để nâng cấp ứng dụng
- Một số tính năng liên quan không được sử dụng miễn phí
Hy vọng những thông tin về các ứng dụng họp trực tuyến miễn phí trên sẽ giúp ích cho bạn đọc!
> Xem thêm: