Văn phòng điện tử đang được ứng dụng ngày càng rộng rãi trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Không chỉ là giải pháp giúp cải tiến các nghiệp vụ văn phòng cho doanh nghiệp, văn phòng điện tử còn mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích trong cả ngắn hạn và dài hạn. Vậy văn phòng điện tử là gì? Tại sao nó được sử dụng phổ biến? Lợi ích nó mang lại là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của OFFICE DANANG nhé!

1. Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử được hiểu là phần mềm có sự tích hợp đầy đủ các ứng dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành công việc dựa trên nền tảng công nghệ thông tin: Sử dụng các thiết bị kết nối Internet. Bản chất văn phòng điện tử là công cụ làm việc thay thế cho giấy tờ và các quy trình mang tính thủ công trong doanh nghiệp.

Tùy theo mô hình doanh nghiệp mà văn phòng điện tử có thể bao gồm các thành phần khác nhau, bởi trên thực tế, các hoạt động, công việc của văn phòng rất đa dạng. Vì vậy, văn phòng điện tử sẽ được lập trình và thiết kế theo các phân hệ chức năng để đáp ứng toàn diện những tiện ích và vận hành hiệu quả.

2. Văn phòng điện tử mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Văn phòng điện tử không chỉ là cơ hội để doanh nghiệp ứng dụng trong thời đại “số hoá” mà là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn của thời đại, nhất là đại dịch Covid-19 trong 2 năm vừa qua. Khi xây dựng được một hệ thống văn phòng điện tử vững chắc, doanh nghiệp không cần lo lắng vấn đề hoạt động sẽ bị đóng băng trong thời gian dài nếu trong có điều kiện làm việc trực tiếp nữa.

2.1 Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại

Thay vì sử dụng hệ thống hồ sơ, tài liệu và sổ sách để quản lý công việc, quản lý nhân sự, văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc hoàn toàn khác biệt – môi trường “số hóa”. Mọi công việc, nghiệp vụ và tương tác đều được thực hiện qua các phương tiện điện tử.

Mọi người dùng đều có thể sử dụng văn phòng điện tử để truy cập, lấy thông tin, dữ liệu phục vụ công việc. Trên môi trường làm việc điện tử, tất cả các bộ phận dễ dàng thảo luận, trao đổi ý kiến, chia sẻ các thông tin và tài liệu nhanh chóng, kịp thời. Doanh nghiệp có thể thiết lập các cuộc họp trực tuyến dễ dàng, thuận tiện mà không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại văn phòng.

2.2 Thiết lập hệ thống quản lý tập trung

Nếu như trước đây, để nắm bắt được tình hình công việc, bộ phận lãnh đạo và quản lý cần thu thập thông tin từ nhiều đầu mối khác nhau, rất mất thời gian và kém hiệu quả thì với văn phòng điện tử, tất cả có thể thực hiện qua hệ thống phần mềm theo từng cấp bậc.

Văn phòng điện tử tạo ra một hệ thống quản lý, liên kết chặt chẽ theo cấp từ cao xuống thấp khoa học. Người đứng đầu doanh nghiệp có thể dễ dàng phân công các công việc, nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới. Nhờ vậy, bộ máy hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cơ cấu chặt chẽ và dễ giám sát, quản lý hơn.

 

2.3 Tiết kiệm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp

Sử dụng văn phòng điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí như: Chi phí mua giấy tờ, bút mực, các công cụ lưu trữ tài liệu, hồ sơ, không gian lưu trữ, chi phí đi lại. Các nghiệp vụ đều được xử lý nhanh chóng và thuận tiện trên nền tảng công nghệ thông tin, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thể tập trung làm các công việc khác tốt hơn.

2.4 Tăng hiệu quả làm việc

Áp dụng văn phòng điện tử là một trong những giải pháp quan trọng giúp nhân sự cải tiến công việc, xử lý các công việc theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả. Triển khai văn phòng điện tử thúc đẩy nguồn nhân lực phát triển theo hướng hiện đại và tối ưu năng suất lao động.

2.5 Thúc đẩy quá trình “số hoá” của doanh nghiệp

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ và lan tỏa mọi lĩnh vực, sử dụng các giải pháp điện tử tại doanh nghiệp được coi là xu thế tất yếu. Văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” nhanh chóng và toàn diện hơn.

2.6 Tự động cập nhập văn bản

Các văn bản liên quan đến công việc đều được cập nhập cụ thể trên hệ thống quản lý văn bản. Mỗi tên công việc sẽ được phân loại rõ ràng, có tiến độ thực hiện theo quy định. Người thực hiện khi có ý kiến sẽ ghi chú trực tiếp trên checklist công việc được phân công. Từ đó, hiệu quả công việc sẽ được thực hiện nhanh chóng hơn. 

 

2.7 Kho lưu trữ dữ liệu khổng lồ

Nếu như trước đây, việc lưu trữ dữ liệu bằng văn bản giấy hoặc ô cứng máy tính gây ra nhiều phiền hà về việc tốn thời gian, công sức. Giờ đây, mọi công việc đều được cập nhập trên phần mềm. Nhân viên dễ dàng sử dụng chúng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin khi cần thiết. 

2.8 Bảo mật thông tin

Mỗi người dùng được cấp một tài khoản, có mật khẩu bảo mật riêng. Với cơ chế bảo mật qua cách phân quyền cho người dùng này đem lại sự bảo mật an toàn cao cho từng hồ sơ của công ty, doanh nghiệp.

3. Khó khăn doanh nghiệp dễ gặp phải khi xây dựng văn phòng điện tử

• Mô hình xây dựng văn phòng điện tử thời gian đầu khi triển khai thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn. Các nhân viên công ty, doanh nghiệp đã quá quen với mô hình văn phòng truyền thống. Cách làm việc vì thế đã trở thành thói quen trong việc vận hành công việc và khó có thể thích nghi nhanh chóng. 
• Có rất nhiều công nghệ ra đời để hỗ trợ công việc cho việc xây dựng văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải công nghệ nào cũng thật sự phù hợp với doanh nghiệp. Vì thế, cần kỹ càng trong khâu chọn lọc công nghệ để ứng dụng có hiệu quả vào mô hình văn phòng điện tử.
• Các doanh nghiệp lo ngại các thông tin được đẩy lên nền tảng công nghệ số có thể bị rò rỉ. Vì thế, nên lựa chọn những phần mềm có độ bảo mật thông tin cao, khắc phục mối lo ngại của doanh nghiệp khu ứng dụng văn phòng điện tử.

4. Quy trình xây dựng văn phòng điện tử

4.1 Tiêu chuẩn hóa các hệ thống và quy trình nội bộ

Để số hóa thành công, trơn tru, bạn cần hệ thống hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp như quy trình xử lý công việc, các loại giấy tờ,… Bên cạnh đó, hãy làm rõ vai trò, quyền hạn của từng cá nhân trong công ty. Từ đó, áp dụng việc phân quyền hiệu quả, chuẩn hóa các quy trình thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ.

4.2 Xác định mô hình văn phòng điện tử lý tưởng

Hiện nay, xuất hiện rất nhiều phần mềm công nghệ để giúp công ty, doanh nghiệp hình thành văn phòng điện tử. Tuy nhiên, không phải phần mềm, mô hình văn phòng điện tử nào cũng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, cần đánh giá chính xác nhu cầu, mô hình hoạt động của doanh nghiệp cùng các tính năng của phần mềm văn phòng điện tử là gì để lựa chọn chính xác nhất.

4.4 Đào tạo

Như đã đề cập ở trên, khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn từ phía nhân sự. Để họ thích nghi với mô hình này, bạn cần nhiều thời gian để đào tạo, hướng dẫn thực hiện chi tiết trong thời gian đầu. Khi đã dần quen với mô hình mới, công việc sẽ được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn. 

4.5 Đánh giá, đo lường

Trong quá trình thực hiện, cần thường xuyên lấy ý kiến đánh giá những ưu, nhược điểm từ các nhân viên trong công ty để đo lường hiệu quả sử dụng. Việc này sẽ giúp xác định tính hiệu quả của việc xây dựng mô hình văn phòng điện tử là gì. Đây là cách giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức hoạt động phù hợp trong tương lai.

Trên đây là những lợi ích của việc xây dựng hệ thống văn phòng điện tử và quy trình xây dựng chuẩn chỉnh nhất. Hy vọng rằng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin bổ ích nhất cho các bạn. Cảm ơn đã theo dõi bài viết! Nếu cần tìm một văn phòng chất lượng, giá tốt tại Đà Nẵng, liên hệ ngay với OFFICE DANANG để biết thêm thông tin chi tiết. Chúc các bạn sớm có một văn phòng thật đẹp cho riêng mình nhé!

>> Xem thêm:

• Xu hướng mới của thị trường văn phòng cho thuê toàn cầu
• Mô Hình Officetel Là Gì? Có Ưu Và Nhược Điểm Thế Nào?