Những loại chi phí khi thuê văn phòng không chỉ ngoại trừ khoản cố định hằng tháng bạn trả cho chủ tòa nhà thì còn rất nhiều khoản chi phí khác cần phải thanh toán để đảm bảo cho việc vận hành văn phòng. Bên cạnh đó, những loại chi phí khi thuê văn phòng này có ảnh hưởng rất lớn đến tổng mức phải trả cuối cùng.
Vậy có những loại chi phí phát sinh nào trong quá trình thuê văn phòng? Bài viết này của Office Danang sẽ giúp bạn tìm hiểu về những loại chi phí khi thuê văn phòng bạn cần biết để hạch toán kế toán thật chính xác.
1. Những chi phí cố định khi thuê văn phòng
Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp thường phải chi trả các chi phí liên quan bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi, hay còn gọi là chi phí phát sinh theo thực tế sử dụng.
Khoản chi phí thuê văn phòng cố định là chi phí không thay đổi trong suốt quá trình công ty bạn thuê theo thời gian trong hợp đồng thỏa thuận. Chi phí cố định này bao gồm:
- Tiền thuê văn phòng: Chẳng hạn theo hợp động thuê 3 năm, giá thuê văn phòng là 15$/m2 thì đây là giá thuê cố định trong suốt thời gian hợp đồng có hiệu lực hoặc có thể trượt giá nếu có quy định bằng văn bản và thống nhất của các bên.
- Phí dịch vụ: Bao gồm tất cả khoản chi phí bạn phải chi trả trong quá trình sử dụng các dịch vụ, tiện ích mà tòa nhà văn phòng cung cấp như: an ninh, lễ tân, vệ sinh, hệ thống chiếu sáng, phí vận hành và bảo trì thang máy, phòng cháy chữa cháy,…
- Thuế giá trị gia tăng (thuế VAT)
2. Chi phí biến đổi theo nhu cầu sử dụng khi thuê văn phòng
Các khoản chi phí biến đổi là những khoản chi phí phát sinh hàng tháng theo thực tế doanh nghiệp bạn sử dụng có thể bao gồm các chi phí về điện nước, chi phí đỗ xe cho nhân viên, điều hòa, nước nóng lạnh,…
- Tiền nước hàng tháng: Không phải tất cả văn phòng cho thuê đều tính riêng phí sử dụng nước. Một số sẽ gộp vào phí dịch vụ của tòa nhà, một số khác tính theo thực tế sử dụng nước hàng tháng, đặc biệt là những công ty thuê chung cư làm văn phòng, hoặc thuê nhà riêng làm văn phòng.
- Phí đỗ ô tô xe máy cho nhân viên: Loại phí này được tính theo số lượng xe máy, ô tô của nhân viên. Mỗi tòa nhà sẽ có một cách tính cụ thể khác nhau ví dụ như: miễn phí với số lượng từ bao nhiêu chiếc và tính mức phí vượt,…
Với thị trường văn phòng tại Đà Nẵng hiện nay, văn phòng hạng A và một số văn phòng hạng B thì tiền điện điều hòa sẽ được tính gộp vào chi phí dịch vụ. Nếu tính riêng, phí điều hòa thường có phí từ 1-1,5$/m2/tháng tùy theo đơn vị cung cấp và vận hành. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng bao gồm tất cả lượng điện tiêu thụ nằm trong diện tích thuê văn phòng của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như điện chiếu sáng, máy tính và các thiết bị sử dụng điện khác,…
>> Xem thêm:
3. Loại chi phí chỉ phải trả duy nhất một lần trong suốt quá trình thuê văn phòng
Đây là loại chi phí doanh nghiệp chỉ cần trả một lần duy nhất trong quá trình thuê văn phòng của chủ đầu tư. Bất kể là văn phòng hạng A, B, C hay văn phòng cao cấp, văn phòng giá rẻ, trừ văn phòng ảo.
Loại phí này thường có 2 khoản, bao gồm:
- Chi phí hoàn trả mặt bằng khi hết thời gian thuê và không tiếp tục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.
- Chi phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất trước khi chuyển đến. Là phí dịch vụ khi doanh nghiệp bạn thuê người đến thi công nội thất văn phòng, tuy tiền thuê được miễn nhưng các chủ đầu tư sẽ đều tính phí dịch vụ như tiền điện, nước,…. Bạn có thể tham khảo thêm về cách chọn các đơn vị thi công nội thất tại bài viết này “3 lưu ý khi chọn đơn vị thiết kế văn phòng”
4. Các loại chi phí phát sinh khác trong quá trình thuê văn phòng
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có những khoản chi phí phát sinh bất thường, và phí thuê văn phòng cũng vậy. Bạn không chỉ phải trả chi phí cố định, chi phí điện nước mà còn phải trả những chi phí bất thường khi thuê văn phòng của chủ đầu tư.
Những khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận hành của công ty như phí làm ngoài giờ: Nếu tòa nhà không miễn phí phí làm việc ngoài giờ thì đồng nghĩa với việc bạn phải cho tòa nhà hay chủ đầu tư phí dịch vụ ngoài giờ như tiền điều hòa hệ thống, phí điện chiếu sáng khu vực hành lang, phí nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành, nhân viên bảo vệ, thang máy…
Đa số các tòa văn phòng cho thuê đều tính phí làm ngoài giờ cao hơn hẳn so với giờ làm việc hành chính vì đúng bản chất thì ở thời điểm này các hệ thống hoạt động của tòa nhà sẽ nghỉ. Chính vì thế, nhiều công ty không khuyến khích nhân viên làm ngoài giờ để giảm chi phí thuê văn phòng, cũng giảm chi phí tính lương cho nhân viên.
Với những công ty có tính chất công việc bận rộn, thường xuyên phải tăng ca như IT, Logictis thì nên tìm văn phòng cho thuê với mức chi phí hợp lý và thương lượng với chủ đầu tư mức phí này ngay từ khi ký kết hợp đồng.
Chi phí thuê văn phòng
5. OFFICE DANANG tư vấn một số lưu ý về chi phí thuê văn phòng
Khi thuê văn phòng hạng A, B hay C hoặc thuê nhà làm văn phòng, bạn cần hiểu rõ những thủ tục pháp lý liên quan. Tìm hiểu kỹ và nắm rõ những khoản chi phí phải trả, những chi phí phát sinh và điều khoản thanh toán trong hợp đồng như:
- Việc điều chỉnh giá thuê văn phòng: Đa số các công ty khi kí hợp đồng thường ký theo năm với những hợp đồng được ký dưới 3 năm, tiền thuê văn phòng trong 3 năm thường không có sự thay đổi, hoặc nếu thay đổi thường có biến động nhỏ. Với các công ty thuê văn phòng dài hạn, phí thuê có thể được điều chỉnh qua các năm sẽ xem xét và điều chỉnh tăng hoặc giảm giá thuê theo tình hình chung của thị trường.
- Xác định rõ diện tích thuê văn phòng phải trả tiền: Đây chính là khoảng diện tích thực mà doanh nghiệp sử dụng nên hãy xác định chính xác diện tích văn phòng thuê là bao nhiêu để tính được mức chi phí phải trả
- Thống nhất rõ điều khoản thanh toán với chủ đầu tư về phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và những ảnh hưởng của việc điều chỉnh ty giá đến mỗi lần thanh toán.
Trên đây là những loại chi phí khi thuê văn phòng bạn cần biết để có thể nắm rõ mọi khoản phát sinh trong quá trình tìm kiếm văn phòng cho thuê đến khi thuê được mặt bằng ưng ý. Nếu vẫn còn băn khoăn về chi phí thuê văn phòng, hoặc đang tìm kiếm một văn phòng chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với OFFICE DANANG để được tư vấn HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.
>> Xem thêm: