Thời gian gần đây chúng ta thường hay nghe nhắc đến thuật ngữ Office Decentralization trong việc thuê – cho thuê văn phòng. Vậy nó có nghĩa là gì? Được ứng dụng như thế nào trong thị trường văn phòng cho thuê hiện nay? Hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Office Danang!
OFFICE DECENTRALIZATION LÀ GÌ
1. OFFICE DECENTRALIZATION LÀ GÌ?
Office Decentralization hay còn được gọi là Phân quyền văn phòng, đây là quá trình thiết lập các văn phòng vệ tinh (satellite office) gần hơn với nơi nhân viên sinh sống.
Chiến lược phân quyền văn phòng này ra đời dần làm giảm sự phụ thuộc vào một trụ sở kinh doanh duy nhất. Từ đó, cung cấp nhóm các địa điểm để dễ tiếp cận, tạo sự linh hoạt và thuận tiện cho công việc hơn, đồng thời cũng giảm thiểu được một số chi phí về đi lại của nhân viên.
Đại dịch đã thúc đẩy sự chuyển dịch sang một phương thức làm việc phi tập trung. Khi các hạn chế đi lại, hoạt động tập thể dần được khôi phục lại, người lao động quay trở lại văn phòng. Trong khi đó, một số công ty đang ngày càng hướng đến các giải pháp về nơi làm việc linh hoạt như một cách để giảm diện tích không gian văn phòng hiện có của họ.
Để nhân viên gặp gỡ trực tiếp mang lại sự hợp tác, trao đổi thuận tiện hơn nhưng nếu thực hiện điều này bằng cách thông qua các diễn đàn online sẽ giúp giữ an toàn cho họ hơn.
> Xem thêm:
Phi tập trung trong kinh doanh là gì?
Phi tập trung còn có nghĩa rộng hơn trong kinh doanh, nó mô tả cách thức cấu trúc một công ty, để các hoạt động hàng ngày và trách nhiệm ra quyết định được văn phòng trung tâm giao cho những người quản lý đáng tin cậy.
Ngược lại với điều này là tập trung hóa, trong đó trụ sở công ty giữ quyền kiểm soát mọi chi tiết. Các quyết định được đưa ra bởi một số ít các nhà quản lý cốt lõi và những nhân viên ở gần cấp dưới cùng của tổ chức có rất ít hoặc không có ý nghĩa về cách mọi thứ được vận hành.
Liên quan đến cả hai cấu trúc quản lý này là mô hình hub-and-spoke. Giống như rất nhiều thuật ngữ kinh doanh khác, hub-and-spoke là theo ngữ cảnh và có nghĩa hoàn toàn khác tùy thuộc vào việc bạn đang nói chuyện với người quản lý logistics hay kỹ sư phần mềm.
Về việc sử dụng văn phòng, mô hình hub-and-spoke đề cập đến việc có một trụ sở trung tâm cũng như các văn phòng vệ tinh nhỏ hơn trên khắp một thành phố hoặc thậm chí cả quốc gia. Trong mô hình hoạt động hub-and-spoke, trụ sở chính dần trở nên ít đông đúc hơn do nhân viên chuyển sang sử dụng các văn phòng vệ tinh.
2. Ưu nhược điểm của mô hình OFFICE DECENTRALIZATION
2.1 Ưu điểm của phân quyền văn phòng (Office Decentralization)
- Ra quyết định nhanh hơn: Đối với công ty phi tập trung, các nhà quản lý được tin tưởng để đưa ra quyết định mà không cần sự chấp thuận của ai đó. Điều này cho phép nhà quản trị giải quyết linh hoạt hơn. Bởi lẽ các quản lý cấp thấp sẽ hiểu rõ hơn nhiều về môi trường và nhóm của họ nên có thể có những giải pháp tốt hơn.
- Tập trung hơn vào chiến lược và dự báo: Bằng cách ủy quyền các hoạt động hàng ngày cho đại diện các văn phòng vệ tinh, nhà quản trị dành được nhiều thời gian, tập trung nhiều hơn vào các vấn đề lớn.
- Xử lý tốt hơn các trường hợp khẩn cấp: Một văn phòng phi tập trung với những người ra quyết định tại chỗ có thể phản ứng nhanh chóng với trường hợp khẩn cấp. Khi điều bất ngờ thực sự xảy ra trong một công ty tập trung, mọi thứ sẽ dừng lại.
- Sự phát triển của các nhà quản lý cá nhân: Tính tự chủ và linh hoạt tại nơi làm việc là chìa khóa để rèn luyện các kỹ năng quản lý.
- Giao tiếp nội bộ linh hoạt: Theo một số đánh giá, văn phòng phi tập trung thường có cấu trúc tổ chức phẳng hơn, thông tin liên lạc di chuyển nhanh, tự do mà không cần phải báo cáo và ủy quyền nhiều lần để tiếp cận đúng người.
- Nơi làm việc giãn cách xã hội hơn: Có nhiều cách để xử lý tình huống này. Bạn có thể cắt giảm thời gian đi làm và giảm số lượng nhân viên cần có mặt tại nơi làm việc tại bất kỳ thời điểm nào.
2.2 Nhược điểm của mô hình Office Decentralization
- Người quản lý quá áp lực: Một văn phòng phi tập trung cần phải nhạy bén và đáp ứng được khối lượng công việc của các nhóm tự quản.
- Kiểm soát ít hơn đối với tổ chức: Khi một công ty phát triển, sẽ có lúc những người sáng lập không thể giám sát mọi thứ, vì vậy họ phải nhường một mức độ kiểm soát cho các đối tác kinh doanh hoặc nhân viên.
- Chi phí vận hành cao hơn: Tập trung đồng bộ hóa một số cơ sở và phòng ban, chẳng hạn như mạng CNTT và biên chế, giúp tiết kiệm chi phí. Đặt các nhà hoạch định chính sách cấp cao và các nhóm quản trị tự tổ chức ở các văn phòng vệ tinh đồng nghĩa với việc thuê nhiều quản lý và nhân viên có kinh nghiệm hơn, những người có thể yêu cầu mức lương cao hơn.
- Xung đột lợi ích giữa các nhà quản lý: Khi một văn phòng quyết định một cách tiếp cận và một người quản lý khác muốn đi theo một cách khác, bạn sẽ cần có một quy trình để đưa mọi người trở lại cùng một hướng.
3. Lúc nào công ty sẽ sử dụng mô hình phân quyền?
Office Dacentralization thường xảy ra khi một công ty đạt đến một ngưỡng quy mô nhất định, qua đó các hoạt động hàng ngày có thể được cải thiện bằng cách giao trách nhiệm cho các văn phòng vệ tinh. Một công ty cũng có thể phân quyền để đối phó với các yếu tố bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của mình, chẳng hạn như thị trường đang thay đổi hoặc đại dịch toàn cầu.
> Xem thêm: